Covid19 FAQ

Door de maatregelen rond het coronavirus is het organiseren van een bijeenkomst niet vanzelfsprekend. Toch is het niet onmogelijk. Hieronder geven we antwoorden op de meest gestelde vragen.

Geactualiseerd op 23 juni 2020.

Kan ik mijn bijeenkomst in een congreslocatie houden?

Ja, congreslocaties staan klaar om bijeenkomsten binnen de richtlijnen te organiseren met aangepaste inrichting, meubilair en routing. Congreslocaties werken met een protocol opgesteld door de branche. Het protocol zorgt voor de veiligheid van zowel medewerkers, leveranciers als deelnemers. Daarnaast is het natuurlijk ook mogelijk om uw bijeenkomst (deels) online aan te bieden. Denk hierbij aan online lezingen en deelsessies in een congreslocatie of een deel van de deelnemers in de congreslocatie en een deel online. Wij adviseren u graag over fysieke en virtuele bijeenkomsten.

Ik wil een grote bijeenkomst organiseren, hoe doe ik dat?

De afgelopen periode zorgde voor een stroomversnelling op het gebied van online bijeenkomsten. Hierdoor is de techniek verbeterd, maar steeds meer deelnemers hebben hier ook kennis meegemaakt. Afhankelijk van het doel van je bijeenkomst adviseren we je graag over de juiste vorm. Denk aan meerdere regionale dagen, gedeeltelijk online of geheel online. Met een online bijeenkomst kan je de deelnameprijs laag houden omdat je geen zaalhuur en geen cateringkosten hebt.

Hoeveel mensen kan ik laten inschrijven voor mijn bijeenkomst?

Het mogelijk om bijeenkomsten te houden in een congreslocatie, mits het mogelijk is om 1,5 meter afstand te houden. Het maximum van 100 personen per 1 juli is vervallen. Voor online bijeenkomsten geldt geen beperkingen.

Hoe groot moet de zaal zijn om 1,5 meter afstand te kunnen houden?

De congreslocatie bepaalt het maximum aantal deelnemers per zaal, rekening houdend met de inrichting en indeling van de zaal.
Voor congressen is de richtlijn 1 persoon per 5m2. Voor een bijeenkomst van 99 personen is dus 495 m2 nodig. Ter vergelijking: dit is de maat van een sporthal. Je zaal is dus 3 tot 5 keer zo groot als voorheen. Voor beurzen is de richtlijn 1 persoon per 10m2.

Moet ik mijn congresprogramma aanpassen?

Dit hangt af van opzet van het congres en de locatie. Het vaststellen van het definitief programma is maatwerk waarin wij graag adviseren.

Kunnen deelnemers nog netwerken of een stand bezoeken tijdens een congres?

Ja, dat kan. Juist het netwerken is belangrijk tijdens bijeenkomsten. De congreslocatie heeft vaak aangepast meubilair hiervoor. Zelfs bij online bijeenkomsten is het mogelijk om te netwerken door één op één gesprekken maar ook “kamers” waar standhouders en deelnemers elkaar ontmoeten.

Kan ik mijn deelnemers koffie/ thee en een lunch aanbieden?

Locaties bieden aangepaste catering. Iedere locatie kan hier hun eigen invulling aangeven binnen de richtlijnen. Het protocol geeft veel mogelijkheden om veilig een lunch en drankjes aan de kunnen bieden.
Bij de keuze voor een locatie adviseren wij graag op het gebied van mogelijkheden. Hierin nemen we altijd mee hoe de locatie omgaat met duurzaamheid en extra afval.

Hoe kan ik mijn deelnemers goed informeren?

Wij zorgen voor een congreswebsite en deelnemersregistratie binnen de richtlijnen. Zo kunnen we de deelnemers voorzien van alle benodigde informatie of je nu een fysieke bijeenkomst of een online bijeenkomst organiseert. Bij aanpassing van de richtlijnen kunnen we deelnemers snel informeren of kan zo nodig omgeschakeld worden naar een online bijeenkomst.
Een congres app kan juist nu extra mogelijkheden bieden. Denk aan push berichten of last minute wijzigingen in het programma.

Ik heb geen budget voor een grote zaal, wat nu?

De meeste locaties bieden arrangementsprijzen aan. Een vaste prijs per deelnemer, inclusief zaalhuur, catering en extra voorzieningen. De kosten voor de extra ruime en extra voorzieningen wordt hierdoor niet of beperkt door belast aan de huurder.

Kan ik mijn congres verzekeren tegen een nieuwe pandemie?

Verzekeringen bieden geen dekking meer tegen het coronavirus bij nieuw af te sluiten verzekeringen. Wel is het mogelijk om andere risico’s af te dekken. Wij denken graag mee om de risico’s zo laag mogelijk te houden. Veel locaties bieden momenteel soepele annuleringstermijnen en/of een mogelijkheid om kosteloos om te boeken.