Covid19 FAQ

Door de maatregelen rond het coronavirus is het organiseren van een bijeenkomst niet vanzelfsprekend. Toch is het niet onmogelijk. Hieronder geven we antwoorden op de meest gestelde vragen.

Geactualiseerd op 9 februari 2021

Kan ik mijn bijeenkomst in een congreslocatie houden?

Nee, helaas lukt dat nu niet. Zodra het risiconiveau verlaagd is zijn er weer meer mogelijkheden.

Vanaf risiconiveau 3 (ernstig); Bijeenkomsten tot een maximum van 30 personen weer mogelijk.

Vanaf risiconiveau 2 (zorgelijk) zijn bijeenkomsten tot 50 personen, onder strenge regels, weer toegestaan. Deze regels betreffen onder andere: een verplichte reservering, registratie, gezondheidscheck en zitplaats.

Vanaf risiconiveau 1 (waakzaam) komt er ruimte voor bijeenkomsten tot 100 personen. Ook hier weer met verplichte reservering, registratie, gezondheidscheck en zitplaats.

Ik wil een grote bijeenkomst organiseren, hoe doe ik dat?

De afgelopen periode zorgde voor een stroomversnelling op het gebied van online bijeenkomsten. Hierdoor is de techniek verbeterd, maar steeds meer deelnemers hebben hier ook kennis meegemaakt.

Wij maken gebruiken van een platform waarbij het mogelijk is om een bijeenkomst volledig online of hybride te organiseren. Niet alleen kijken, maar in dit platform is juist meedoen ook heel goed mogelijk en kunnen deelnemers zelfs 1 op 1 gesprekken met elkaar voeren. Bel ons gerust voor een vrijblijvende prijsopgave of meer informatie.

Hoeveel mensen kan ik laten inschrijven voor mijn bijeenkomst?

Voor online bijeenkomsten is er geen restrictie. Wil je veel interactie, dan raden we je aan om de groepen niet groter te laten zijn dan 50 personen.

Wil je een bijeenkomst op locatie organiseren, dan is het maximum aantal deelnemers afhankelijk van het risiconiveau op het moment van de bijeenkomst.

Hoe groot moet de zaal zijn om straks 1,5 meter afstand te kunnen houden in een congreslocatie?

De congreslocatie bepaalt het maximum aantal deelnemers per zaal, rekening houdend met de inrichting en indeling van de zaal.
Voor congressen is de richtlijn 1 persoon per 5m2. Voor een bijeenkomst van 99 personen is dus 495 m2 nodig. Ter vergelijking: dit is de maat van een sporthal. Je zaal is dus 3 tot 5 keer zo groot als voorheen. Voor beurzen is de richtlijn 1 persoon per 10m2.

Kunnen deelnemers straks nog wel netwerken of een stand bezoeken tijdens een congres?

Ja, dat kan. Juist het netwerken is belangrijk tijdens bijeenkomsten. De congreslocatie heeft vaak aangepast meubilair hiervoor. Zelfs bij online bijeenkomsten is het mogelijk om te netwerken door één op één gesprekken maar ook “kamers” waar standhouders en deelnemers elkaar ontmoeten.

Kan ik mijn deelnemers straks koffie/ thee en een lunch aanbieden tijdens een congres?

Op dit moment is dat niet mogelijk. Zodra het risiconiveau aangepast kan worden, bieden locaties weer aangepaste catering aan. Iedere locatie geeft hier eigen invulling aan binnen de richtlijnen. Het protocol geeft veel mogelijkheden om veilig een lunch en drankjes aan de kunnen bieden.
Bij de keuze voor een locatie adviseren wij graag op het gebied van mogelijkheden. Hierin nemen we altijd mee hoe de locatie omgaat met duurzaamheid en extra afval.

Hoe kan ik mijn deelnemers goed informeren?

Wij zorgen voor een congreswebsite en deelnemersregistratie binnen de richtlijnen. Zo kunnen we de deelnemers voorzien van alle benodigde informatie of je nu een fysieke bijeenkomst of een online bijeenkomst organiseert. Bij aanpassing van de richtlijnen kunnen we deelnemers snel informeren of kan zo nodig omgeschakeld worden naar een online bijeenkomst.
Een congres app kan juist nu extra mogelijkheden bieden. Denk aan push berichten of last minute wijzigingen in het programma.

Kan ik mijn congres verzekeren tegen een nieuwe pandemie?

Verzekeringen bieden geen dekking meer tegen het coronavirus bij nieuw af te sluiten verzekeringen. Wel is het mogelijk om andere risico’s af te dekken. Wij denken graag mee om de risico’s zo laag mogelijk te houden. Veel locaties bieden momenteel soepele annuleringstermijnen en/of een mogelijkheid om kosteloos om te boeken.
Wel komt er vanaf juli 2021 een garantiefonds van de overheid. Op dit moment is de precieze invulling nog niet bekend.