Covid19 FAQ

Door de maatregelen rond het coronavirus is het organiseren van een bijeenkomst niet vanzelfsprekend. Toch is het niet onmogelijk. Hieronder geven we antwoorden op de meest gestelde vragen.

Geactualiseerd op 19 november 2021

Kan ik mijn bijeenkomst in een congreslocatie houden?

Ja, dat is mogelijk. Op dit moment is het mogelijk om een bijeenkomst te houden voor maximaal 1250 deelnemers met CoronaToegangsbewijs (CTB) en vaste zitplaats. Zie ook de speciale website van de rijksoverheid.

Ik wil een grote bijeenkomst organiseren, hoe doe ik dat?

Bijeenkomsten kunnen online, live of hybride plaatsvinden.

Locaties zijn ingericht op basis van de actuele maatregelen. Live bijeenkomsten zijn op dit moment mogelijk.

Kiest u voor een online of hybride bijeenkomst, dan adviseren wij graag welk platform voor uw bijeenkomst het meest geschikt is. Platforms zijn afgelopen periode doorontwikkeld en ieder platform biedt een eigen pakket aan mogelijkheden voor een interactieve dag.

Ik wil 1,5 meter afstand kunnen houden in een congreslocatie, hoe groot moet dan een zaal zijn?

Per persoon is in dat geval circa 5m2 nodig. Voor een bijeenkomst van 99 personen is dus 495 m2 nodig. Ter vergelijking: dit is de maat van een sporthal. Je zaal is dus 3 tot 5 keer zo groot als voorheen. Voor beurzen is de richtlijn 1 persoon per 10m2.

Kunnen deelnemers straks nog wel netwerken of een stand bezoeken tijdens een congres?

Ja, dat kan. Juist het netwerken is belangrijk tijdens bijeenkomsten. De congreslocatie heeft vaak aangepast meubilair hiervoor. Zelfs bij online bijeenkomsten is het mogelijk om te netwerken door één op één gesprekken maar ook “kamers” waar standhouders en deelnemers elkaar ontmoeten.

Kan ik mijn deelnemers straks koffie/ thee en een lunch aanbieden tijdens een congres?

Iedere locatie geeft hier eigen invulling aan binnen de richtlijnen. Het protocol geeft veel mogelijkheden om veilig een lunch en drankjes aan de kunnen bieden.

Hoe kan ik mijn deelnemers goed informeren?

Wij zorgen voor een congreswebsite en deelnemersregistratie binnen de richtlijnen. Zo kunnen we de deelnemers voorzien van alle benodigde informatie of je nu een fysieke bijeenkomst of een online bijeenkomst organiseert. Bij aanpassing van de richtlijnen kunnen we deelnemers snel informeren of kan zo nodig omgeschakeld worden naar een online bijeenkomst. Een congres app kan juist nu extra mogelijkheden bieden. Denk aan push berichten of last minute wijzigingen in het programma.

Kan ik mijn congres verzekeren tegen een nieuwe pandemie?

Verzekeringen bieden geen dekking meer tegen het coronavirus bij nieuw af te sluiten verzekeringen. Wel is het mogelijk om andere risico’s af te dekken. Wij denken graag mee om de risico’s zo laag mogelijk te houden. Veel locaties bieden momenteel soepele annuleringstermijnen en/of een mogelijkheid om kosteloos om te boeken.